خانه مدیریت زمان راه های ملموس کردن زمان ابزارهای کاغذی برای مدیریت زمان

ابزارهای کاغذی برای مدیریت زمان

2 دقیقه خوانده شده
0
0
514

برای اینکه بتوانید برنامه های زمان بندی شده را به خوبی اجرا کنید، به ابزارهای مدیریتی مناسب احتیاج دارید. در زمینه برنامه ریزی و زمان بندی نیز ابزارهای مختلفی در اختیار دارید که می توانید از آنها استفاده نمایید.

اگر قبلاً برنامه ریزی برای خود انتخاب کرده اید و بعد به هر دلیل آن را کنار گذاشته اید، احتمالاً مرتکب یکی از اشتباهات زیر شده اید:

 ۱٫ برنامه ریز مناسبی برای خود انتخاب نکردید.

 ۲٫ به اندازه کافی وقت صرف نکردید تا با همه ویژگی های آن آشنا شوید.

 ۳٫ قرار ملاقات و اقدامات مورد نظرتان را روی آن نوشتید و به همین دلیل، هرگز به آن متکی نشدید.

یک برنامه ریز مناسب، ابزار مهم دست شماست و بنابراین، ضرورت دارد که از یک برنامه ریز مناسب استفاده کنید. برای انتخاب یک برنامه ریز مناسب، توجه کنید که از آن چه انتظاری دارید و بعد سری به بازار بزنید تا از انواع برنامه ریزی های موجود در بازار مطلع گردید.

منظور این است که بتوانید جایی همه اطلاعات درباره فعالیت ها، قرارهای ملاقات و کارهایی را که باید انجام دهید درج نمایید.

گزینه های دیداری

اگر شما دیداری  هستید، دو انتخاب عمده می توانید داشته باشید؛ تقویم دیواری یا رومیزی و برنامه ریزی های کاغذی، مقوایی و کارتی. اما اینکه کدام را انتخاب می کنید، بستگی به این دارد که با چه مقدار اطلاعاتی مواجه هستید.

تقویم دیواری یا رومیزی؛ این تقویم ها ابزار مفیدی برای نشان دادن تاریخ و روزهای هفته هستند و در دو حالت مختلف می توانید از تقویم دیواری یا رومیزی استفاده کنید.

۱٫ اگر در محل کارتان ثابت است و برنامه ساده ای دارید، می توانید از یک تقویم برای برنامه ریزی زمانی خود استفاده کنید. می توانید قرارهای ملاقات خود را روی تقویم روی میزتان درج کنید و همه روزه به این تقویم نگاه کنید و روی یک کارت کارهایی را که در آن روز باید انجام دهید، درج نمایید. قرارهای ملاقات هم روی همین کارت یادداشت می شوند. اگر زندگی کاری پیچیده ای ندارید، استفاده از تقویم برای شما کفایت می کند.

۲٫ می توانید از تقویم دیواری برای برقراری ارتباط استفاده نمایید. تقویم دیواری در خانواده ها کاربرد فراوان دارد و همه افراد خانواده می توانند با یک نگاه به تقویم دیواری، از کارها و وظایف سایر افراد خانواده مطلع شوند.

در زمینه برنامه ریزی زمان یا مدیریت زمان، تقویم های دیواری با دو کمبود مواجه هستند؛ اول این که برای ثبت فهرست برنامه های در دست اقدام، مناسب نیستند. برای تهیه برنامه ریزی کارها با توجه به زمان باید دقیقاً مشخص سازید که هر کار را در چه زمانی می خواهید انجام دهید و از سوی دیگر نمی توانید تقویم دیواری را در کیفتان حمل کنید. از این رو هنوز به یک برنامه ریز احتیاج دارید و در نتیجه مجبور می شوید که اطلاعات خود را دو مجموعه متفاوت یادداشت کنید. بنابراین، از میان این دو، یکی را انتخاب کنید که در اغلب موارد انتخاب، برنامه ریز باصرفه تر است.

ابزار کاغذی

برخی از اشخاص با برنامه ریز کاغذی یا مقوایی بهتر کار می کنند. از جمله نشانه های این ابزار می توان به موارد زیر اشاره کرد:

ـ وقتی با مداد روی کاغذ می نویسید، عبارات به زبان ساده تر و روان تری پی در پی از راه می رسند.

ـ وقتی مطلبی را درج می کنید، بهتر آن را به خاطر می سپارید.

ـ دوست دارید در برنامه ریز خود به جلو و عقب بروید تا از حوادث موجود مطلع گردید.

ـ دوست دارید بدانید که مطالب خود را در کجا و کدام صفحه یادداشت کرده اید.

ـ شما کارهایی را که باید بکنید، گروه بندی می کنید (اشیایی که باید خرید، مطالبی را که باید نوشت و تلفن هایی را که باید زد) اما علاقه ای به ردیف کردن، اولویت و ترتیب زمانی ندارید.

ـ دوست دارید سال ها بعد دفاترتان را ورق بزنید.

ـ به نظر شما فناوری کامپیوتری ملال انگیز و وقت گیر است.

 برگه های برنامه ریزی کاغذی از لحاظ پیچیدگی بسیار متفاوتند. ساده ترین نمونه آن، لیست انجام کارهای روزانه و هفتگی می باشند. اطلاعات بیشتر درباره برگه های برنامه ریزی عملی می تواند در مورد تاریخ شروع، تاریخ تکمیل کار مورد نظر و تخمین هزینه مالی و زمانی باشد. همچنین می توان در این برگه های کاغذی مشخص کرد که چه کسی مسئول چه کاری است.

برنامه ریزهای کاغذی معمولا از حلقه های صحافی شده با برگه های آزاد (مانند کلاسور) تشکیل شده است، بنابراین در صورت نیاز می توان صفحات جدیدی به آن اضافه کرد. مجموعه ای است از سررسید ملاقات ها، دفتر ثبت وقایع روزانه، دفتر یادداشت، ابزار برنامه ریزی، دستیار و کمک حافظه ( یادآور)، دفترچه آدرس، ارجاع کار، فهرست ایده ها و فکرها، دفترچه تلفن و ابزار مراقبت و کنترل، که همگی در یک جا جمع شده است. این وسیله به عنوان همکاری یاری رسان و استوار، همچنین به عنوان حافظه نوشتاری، و دفتر کار و اداره قابل حمل و یک مینی بانک اطلاعات عمل می کند.

بخش روزنامه در این فرم ها شامل تقویم به صورت برگه ای از ایام کل سال و فرم های برنامه ریزی، مثلا برای برنامه های روزانه و برگه های یادآوری کننده برای ماه ها و هفته های بعد است.

بخش اطلاعات حرفه ای و شخصی با فرم ها و صفحاتی برای یادداشت، فهرست ها و اطلاعات مورد نیاز مانند: محل و زمان برگزاری نمایشگاه های کتاب، تصاویر آماری، ساعات جلسات و امتحانات، صفحات خالی و سفید، پرونده ایده ها و افکار نو، لیست های بررسی و غیره.

تقویم دیواری یا رومیزی
این تقویم ها ابزار مفیدی برای نشان دادن تاریخ و روزهای هفته هستند و در دو حالت مختلف می توانید از تقویم دیواری یا رومیزی استفاده کنید.

۱٫ اگر در محل کارتان ثابت است و برنامه ساده ای دارید، می توانید از یک تقویم برای برنامه ریزی زمانی خود استفاده کنید. می توانید قرارهای ملاقات خود را روی تقویم روی میزتان درج کنید و همه روزه به این تقویم نگاه کنید و روی یک کارت کارهایی را که در آن روز باید انجام دهید، درج نمایید. قرارهای ملاقات هم روی همین کارت یادداشت می شوند. اگر زندگی کاری پیچیده ای ندارید، استفاده از تقویم برای شما کفایت می کند.

۲٫ می توانید از تقویم دیواری برای برقراری ارتباط استفاده نمایید. تقویم دیواری در خانواده ها کاربرد فراوان دارد و همه افراد خانواده می توانند با یک نگاه به تقویم دیواری، از کارها و وظایف سایر افراد خانواده مطلع شوند.

در زمینه برنامه ریزی زمان یا مدیریت زمان، تقویم های دیواری با دو کمبود مواجه هستند؛ اول این که برای ثبت فهرست برنامه های در دست اقدام، مناسب نیستند. برای تهیه برنامه ریزی کارها با توجه به زمان باید دقیقاً مشخص سازید که هر کار را در چه زمانی می خواهید انجام دهید و از سوی دیگر نمی توانید تقویم دیواری را در کیفتان حمل کنید. از این رو هنوز به یک فرم برنامه ریزی احتیاج دارید و در نتیجه مجبور می شوید که اطلاعات خود را دو مجموعه متفاوت یادداشت کنید. بنابراین، از میان این دو، یکی را انتخاب کنید که در اغلب موارد انتخاب، فرم برنامه ریزی باصرفه تر است.



بارگذاری نوشته های مرتبط بیشتر
  • دلايل بحران سازي دولت‌ها

    به طور کل دلايل بحران سازي دولت‌ها در مصاديق زير خلاصه مي شود ۱- مظلوم نمايي مثال: هولوكاس…
  • نقش رهبر انقلاب در انتخاب وزراء

    حساسیت اصلی رهبر انقلاب اسلامی در انتخاب مسئولان در همه دولت‌ها معطوف به این منطق بوده است…
  • اعمال روز عید قربان

    اعمال روز عید قربان روز عید قربان روز پر فضیلتی است. این عید رو با عکسای گاو و گوسفند ب…
مطالب بیشتر از این نویسنده عبدالله
بارگذاری بیشتر در راه های ملموس کردن زمان

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

بررسی کنید

دلايل بحران سازي دولت‌ها

به طور کل دلايل بحران سازي دولت‌ها در مصاديق زير خلاصه مي شود ۱- مظلوم نمايي مثال: هولوكاس…