خانه مدیریت زمان مدیریت بایدها و نبایدها ماتریس اولویت بندی کارها

ماتریس اولویت بندی کارها

2 دقیقه خوانده شده
0
0
1,576

ماتریس مدیریت زمان کاربرد مناسبی برای مدیریت و اولویت بندی فعالیت ها دارد. به خاطر شکل این ماتریس شما می توانید آن را روی یک مقوا داشته باشید و  یا بر روی یک برگ کاغذ آن را بکشید و با مداد محتویاتش را پر کنید و یا حتی آن را در Excel داشته باشید.

 

 

 

میان کارهای اضطراری و مهم تمیز قائل شوید
در تعیین اولویت ها مهم است که میان کارهای اضطراری و مهم تمیز قائل شوید. به خاطر داشته باشید، کارهای اضطراری به ندرت مهم، و کارهای مهم به ندرت اضطراری هستند.
کار اضطراری باید فورا انجام شود. این کارها اغلب تحت تاثیر نیروهای بیرون از شما، و از جمله آنها رئیس و مشتریانتان، تعیین می شوند. ممکن است تلفن شما زنگ بزند یا یکی از همکارانتان کار شما را قطع کند. اینها جملگی اضطراری هستند، اما معمولا ارزش بلند مدت ندارند.
شاید مهمترین کلمه در تعیین اولویت ها، نتایج یا پیامدها باشد. کار مهم آن کاری است که انجام دادن یا ندادنش پیام های جدی بر جای می گذارد. کار غیر مهم معمولا پیامد مهمی به دنبال ندارد. گاه اصولا مهم نیست که این کار صورت می گیرد یا نمی گیرد. کارهای مهم، از سوی دیگر، کارهایی هستند که اگر انجام نشوند، پیامدهای جدی از خود باقی می گذراند. اما اینها به ندرت اضطراری هستند.

 

بخش یک
در این طبقه کارهایی قرار می گیرند که هم نیازمند یک اقدام فوری هستند و هم دارای نتایج حائز اهمیتی می باشند. بحران ها و مشکلات شخصی و خانوادگی از این طبقه هستند، با کارهایی که در این دسته قرار می گیرند مجبوریم کنار بیاییم و گرنه عوارض آنها گریبان ما را می گیرد.
البته باید توجه جدی داشته باشیم که نباید بگذاریم همه همت و تلاش ما صرف این گونه امور شوند وگرنه هر روز با بحران جدیدی روبه رو خواهیم شد و دیگر فرصتی برای سایر کارها باقی نمی ماند. بیماری ناگهانی یکی از اعضای خانواده، تغییر ناگهانی امتحان پایان سال و ترم و تصادف های خودرو، از این دسته هستند.

 

بخش دو
فعالیت های مهمی که انجامشان الزامیست اما در زمان کوتاه انجام نمی شوند و بیشتر زمان بندی بلندتری دارند.
فعالیت و کارهایی که در این طبقه قرار می گیرند به هدف ها، رسالت و نقش های زندگی مربوط می شوند، اما مجبور نیستیم همین حالاو با فوریت آنها را انجام دهیم و می توانیم آنها را به زمان دیگری موکول کنیم، اما در هر حال لازم است آنها را انجام دهیم، یاد گرفتن کار با رایانه، رفتن به یک رستوران یا سینما با همسر خود، خرید لباس یا کتاب غیردرسی و از این قبیل امور است.

ماتریس اولویت بندی کارها به ترتیب اولویت: 1- 2- 3- 4-

بخش سه
فعالیت هایی که خیلی اهمیتی ندارند اما شما نقشی در به وجود آمدنشان ندارید و باید بتوانید مدیریتشان کنید در غیر این صورت تبدیل به دامی برای از بین بردن زمان شما خواهند شد. محتوای این قسمت مورد علاقه ی دیگران است و بیشتر خوشایند آنان، اما نکته مهم در اینجاست که این امور نه تنها مهم نیستند، بلکه هیچ گونه ارتباطی با اهداف ما ندارند و حتی بعضی وقتها مانعی بر سر اهداف ما خواهند بود. دوستی زنگ می زند یا پیامک می دهد که همین حالا در پارک فلان منتظر تو هستم، دوست دیگری برای خرید لباس عروسی یا دامادی نیاز به همراهی دارد و از این قبیل.

 

بخش چهار
فعالیت های بیهوده ایست که خود فرد خودش را درگیر آنها می کند و زمانش را از بین می برد. بخشی از عادات منفی می تواند در این قسمت قرار گیرد. در این طبقه بیشتر کارهایی قرار می گیرند که انجام دادن یا ندادن آن ها چه حالا و چه در وقت دیگر تفاوتی ندارد و هیچ گونه سود و زیانی به حال ما و اهداف ما و رسالتهای ما در زندگی ندارد و بیشتر باعث اتلاف وقت می شوند.
مثل اصرار به دیدن فلان سریال، اصرار بر حضور در ورزشگاه برای دیدن مسابقه فلان تیم، وقت گذرانی و پاساژگردی با دوستان یا به تنهایی و از این امور.

بازنویسی در تاریخ

بارگذاری نوشته های مرتبط بیشتر
مطالب بیشتر از این نویسنده عبدالله
بارگذاری بیشتر در مدیریت بایدها و نبایدها

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

بررسی کنید

عملکرد خوب شما در چه زمینه ای است؟

به زندگی گذشته، به موفقیت های گذشته و به مشاغل گذشته خود نظر کنید و ببینید چه کاری است که …