مدیریت زمان در جلسات

2 دقیقه خوانده شده
0
0
233

جلسات مانند بعضی از مهمانی ها هستند. هیچ کس تمایلی به رفتن ندارد. اما اگر ما را دعوت نکنند، واقعات دلخور می شویم. جلسات، چه رسمی و چه غیر رسمی، معمول ترین نوع برقرارری ارتباط در محیط کارند. جلسات ممکن است دریک راهرو، کنار ماشین کپی یا به شکل رسمی تر، در یک اتاق ویژه جلسات برگزار شوند.

 

 

 

پیش از جلسه
آیا جلسه ضروری است؟ هدف از تشکیل آن چیست؟
پیش از برگزاری هر جلسه لازم است از خودتان سوال کنید:
این جلسه به چه هدفی تشکیل می شود؟ آیا برگزاری این جلسه الزامی است یا می توانم از طریق تلفن یا یادداشت به منظور مورد نظر خود دست یابم؟
بعضی وقت ها جلساتی برگزار می شوند که نه تنها ضروری نیستند بلکه باعث اتلاف وقت و آزار مردم می گردند. تابه حال چند بار پیش آمده است که از جلسه ای طولانی خارج شوید در حالی که هدف جلسه و علت جضور خودتان را در آن جلسه ندانید.

 

چه کسی باید در جلسه حضور یابد؟
تنها کسانی که حضورشان در جلسات ضرورت دارد افرادی هستند که نوعی برنامه عملیاتی دارند و نظریات آنها برای تصمیم گیری ضروری است یا آنهایی که اجرا کننده برنامه هستند.
افراد را تنها برای این که در جلسه حضور داشته باشند یا بدانند که در جلسه چه می گذرد دعوت نکنید. شما می توانید خلاصه مذاکرات را به گروه های ذی نفع و به خود شرکت کنندگان جلسه بدهید.
اگر حضور افراد، تنها برای شرکت در یک یا دو موضوع جلسه ضرورت دارد، از آنها نخواهید که در تمام جلسه حضور داشته باشند.طرح موضوعات جلسه را طوری ترتیب دهید که آنها بتوانند در مدتی که بحث های جلسه به خودشان مربوط می شود حاضر شوند و سپس جلسه را ترک کنند.

 

دستور جلسه
دستور جلسه تنها یک برگه ویژه رئیس نیست. این برگه با هدف خاصی تهیه می شود و آن اطلاع رسانی به افراد در مورد هدف تشکیل جلسه، افراد حاضر در جلسه، محل و زمان تشکیل جلسه، مدت برگزاری جلسه و موضوعاتی است که در آن جلسه مورد بحث قرار می گیرد.از طریق این اطلاعات، افراد در می یابند که در چه خصوصی آمادگی داشته باشند تا شرکتشان در بحث موثر باشد.
دستور جلسه باید شامل فهرستی از مفاد موارد بحث، نتایجی که احتمالا به دست می آید، زمانی که صرف این مسائل می گردد و نام شخصی باشد که بحث را رهبری می کند. به این ترتیب، افراد قادر به پیش بینی و آماده کردن خود برای حضور موثر در جلسه می شوند.
هر مقاله و متنی که بحث درباره آن در جلسه ضرورت دارد باید همراه با دستور جلسه برای افراد دعوت شده ارسال شود تا از قبل آن را بخوانند. این بدین معنی است که شما زمان جلسه را برای مطالعه مطالبی تلف نمی کنید که افراد می توانند قبل از حضور در جلسه آنها را بخوانند.
دستور جلسه را زمانی برای افراد بفرستید که آنها فرصت کافی برای مطالعه آن را داشته باشند و برای شرکت در جلسه آماده شوند.

 

مکان و زمان جلسه
تا حد امکان مطمئن شوید که مکان جلسه برای افراد مناسب است. حتی اگر جلسه ای برای یک گروه کوچک است، همیشه سعی کنید اتاقی خصوصی، دور از تلفن و هر نوع مزاحمت دیگری بیابید.
از برگزاری جلسه در صبح اولین روز کاری و بعد از ظهر آخرین روز کاری اکیدا خودداری کنید. در آن مواقع افراد در شرایط مناسبی نیستند. صبح روز اول به مسائلی می اندیشند که ممکن است در طول هفته پیش بیاید و واقعا برای برنامه ریزی به زمان نیاز دارند. آخر هفته هم می خواهند کارهایشان را تمام کنند و به تعطیلات و خانه فکر می کنند.
برای حضور به موقع افراد در جلسه، جلسات را در ساعت های ۹ و ۱۰ و ۱۴و … یا نیم ساعت گذشته از آنها برگزار نکنید. جلسات را یک ربع به ساعت یا یک ربع از ساعت گذشته برگزار کنید- مثال ساعت ۹ و ۱۵ دقیقه- از نظر روان شناسی، افراد در ساعت های غیر معمول بهتر حضور می یابند تا در ساعت های معمول.

 

منشی جلسه
اگر یک  جلسه گروهی یا جلسه ای مربوط به یک بخش را برگزار می کنید، تصور نکنید که منشی باید به طور خودکار، صورتجلسه را بنویسد. او هم عضوی از گروه است و برایش کار بسیار مشکلی است که در جلسه شرکت کند و همزمان صورتجلسه بردارد.
در یک جلسه گروهی، وظیفه نوشتن صورتجلسه را هر بار باید یکی از اعضای گروه به عهده بگیرد.
همیشه با فردی که صورتجلسه را می نویسد در مورد هدف و منظور از هر یک از مفاد برنامه کار به توافق برسید. برای نوشتن مطالب و خلاصه کردن آنها، بعد از هر موضوع جلسه، فردی که صورتجلسه می نویسد را به مطرح کردن سوالات مربوط تشویق کنید تا همه در مورد عملکرد جلسه به توافق برسند.

 

هنگام برگزاری جلسه
همیشه اطمینان حاصل کنید که جلسه راس ساعت مقرر آغاز می گردد. اگر برای حضور افراد در جلسه منتظر شوید، چون آنها از این نکته آگاهند، به حضور به موقع در جلسات بعدی چندان اهمیتی نخواهند داد. در ضمن، افرادی که به موقع در جلسه حضور می یابند،آزرده خاطر می شوند و در آینده چندان وقت شناس نخواهند بود.
از ابراز عذرخواهی افرادی که تاخیر داشته اند، هنگام ورود، اطمینان حاصل کنید، اما جلسه را متوقف نکنید و سعی نکنید که خلاصه مطالب عنوان شده تا زمان ورود ایشان را برایشان توضیح دهید. بدین صورت برای حضور به موقع تشویق خواهند شد.
پس از خوش آمدگویی به همه، از این که مدعوین دستور جلسه را دریافت کرده باشند اطمینان حاصل کنید و بررسی کنید که چه کسی می خواهد جلسه را زودتر ترک کند.
اهداف دستور جلسه و هر یک از مفاد آن را به وضوح و روشنی مطرح کنید و زمان مربوط به هر یک را به افراد یادآوری نمایید.
دقیقا مطابق با دستور جلسه و زمان تعیین شده عمل کنید. بسیار مهم است که جلسه را در زمان مقرر به پایان برسانید و زمان اضافه تری برای هر یک از مفاد به هدر ندهید.
بر جلسه احاطه و کنترل کامل داشته باشید. بدین منظور، به طور پیاپی از فردی که صورتجلسه بر می دارد بخواهید تا مطالب را به صورت خلاصه بیان کند و خودتان نیز همین کار را بکنید و از این که حاضران مطالب را دریابند و نکات عملکردها و ضرب العجل های مربوط به کار خود را یادداشت کنند، اطمینان حاصل کنید. مجددا در پایان جلسه نکات مثبت عملکردها را بیان نمایید.
از حاضران، برای شرکت در جلسه تشکر کنید و در صورت امکان، خلاصه ای از جزئیات جلسه آینده را برایشان شرح دهید.

 

بعد از جلسه
به عنوان رئیس جلسه شما مسئول هستید تا از انجام امور محول شده اطمینان حاصل کنید. واگذاری آنها به شرکت کنندگان در جلسه کافی نیست. هیچ چیز آزار دهنده تر از این نیست که نتیجه عملکردها را بخواهید و دریابید که شخص مسئول آن عملکرد، وظیفه اش را انجام نداده است.
برای هر شخصی یادداشتی دال بر توافق او با عملکرد را در سیستم انتقالی یا فهرست کارهای ضروری خود قرار دهید. برای دست یابی به نتیجه مطلوب تر، عملکرد افراد را قبل از فرا رسیدن ضرب العجل توافق شده پیگیری نمایید. صورتجلسه، را هر چه سریعتر بنویسید و برای شرکت کنندگان بفرستید. صورتجلسه برای یادآوری تعهداتی که آنها در جلسه به توافق رسیده اند، لازم است.
به غیر از مواردی که ملاحظات قانونی باید رعایت شود، صورتجلسه لازم تنها حاوی یادداشتی دال بر عملکرد های توافق شده است. احتیاجی به یک صورتجلسه کلمه به کلمه نیست. زیرا آنچه مهم است، توافق افراد برای انجام کارهایی است که در جلسه مطرح شده است. برای تهیه یک صورتجلسه کلمه به کلمه وقت تلف نکنید. نیازی به آن نیست و هیچ کس هم آن را مطالعه نمی کند.
وقتی صورتجلسه را برای شرکت کنندگان می فرستید عملکردهای توافق شده را در آن مشخص کنید.

 

 

 

بارگذاری نوشته های مرتبط بیشتر
  • چالش ماراتون کتابخوانی

    توسط مهران سرایی عزیز با ماراتون کتابخوانی آشنا شدم. در این چالش شما در عرض دو هفته 7 کتاب…
  • تطابق فرهنگی در ازدواج یعنی

    فرهنگ یعنی باورها،ارزش ها و اخلاق و رفتارهای متاثر از این سه و همچنین آداب و رسوم و عرفیات…
  • کی به شما حق عاشق شدن داده؟

    کی به شما حق عاشق شدن داده؟ این که دلت گیر یک دختر زیبا و خوش تیپ و خوش استیل و پولدار …
مطالب بیشتر از این نویسنده عبدالله
بارگذاری بیشتر در راهکارهای خرید زمان

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

بررسی کنید

چالش ماراتون کتابخوانی

توسط مهران سرایی عزیز با ماراتون کتابخوانی آشنا شدم. در این چالش شما در عرض دو هفته 7 کتاب…